03/06/2025
Gérer son temps, ses clients, sa paperasse et sa créativité… Être freelance, c’est un sport de haut niveau. Entre deux devis, un appel client, un tableau Excel et une to-do list jamais vide, difficile parfois de garder le cap sans perdre en efficacité (ou en énergie).
Heureusement, il existe aujourd’hui une multitude d’outils conçus pour simplifier le quotidien des indépendants. Que vous soyez ultra organisé ou adepte de l’impro, il y a forcément une solution faite pour vous.
Dans cet article, nous avons réuni une sélection des meilleurs outils testés et validés par des freelances — pour mieux s’organiser, gagner du temps, automatiser ce qui peut l’être, ou encore créer des contenus plus facilement.
Et pour chaque outil présenté, vous trouverez un encart dédié pour comprendre comment l’adapter à votre métier si vous êtes conseiller ou agente de voyage indépendante. Parce que bien s’outiller, c’est déjà poser les bases d’une activité sereine, professionnelle et durable.
Asana est un outil de gestion de tâches et de projets conçu à l’origine pour les équipes, mais qui fonctionne à merveille en solo, surtout pour les freelances qui jonglent avec plusieurs clients, projets ou missions à la fois.
Son interface est simple à prendre en main : on peut visualiser ses tâches sous forme de listes, tableaux Kanban ou calendrier, créer des sous-tâches, ajouter des échéances, des pièces jointes, des rappels… et surtout, suivre sa progression sans se noyer dans les post-it ou les tableaux Excel.
C’est un excellent outil pour structurer votre semaine, planifier des priorités, et éviter que les choses importantes ne tombent dans les limbes du “je le ferai plus tard”.
🔸 Visualisation claire des tâches à faire (et à venir)
🔸 Répétition de tâches pour les actions récurrentes
🔸 Intégration avec Google Calendar, Gmail, Slack, etc.
🔸 Gratuit pour les fonctions de base, suffisant pour une utilisation freelance
Organiser les dossiers clients : chaque projet peut correspondre à un voyage. On peut y suivre les deadlines (devis, options à confirmer, relances), ajouter les pièces justificatives et garder une trace des échanges.
Notion est souvent qualifié de “couteau suisse numérique”. C’est un espace de travail tout-en-un qui vous permet de créer des bases de données, des tableaux de bord, des calendriers, des prises de notes, des wikis, des CRM… le tout, à votre image.
Contrairement à Asana, Notion ne vous impose aucune structure préexistante. Vous construisez l’outil selon vos méthodes, votre logique et vos objectifs. Cela peut dérouter au départ, mais avec un peu de pratique (et quelques templates), on finit vite par en faire le cœur de son organisation freelance.
Vous pouvez y suivre vos projets, vos clients, vos revenus, vos publications réseaux sociaux, vos idées marketing… et tout relier ensemble.
🔸 Immense liberté de personnalisation
🔸 Idéal pour centraliser toute votre activité au même endroit
🔸 Design épuré et agréable à utiliser
🔸 Intégration de Notion AI pour automatiser certaines tâches ou générer du contenu
Créer un tableau de bord global de votre activité : fiches clients, suivi de leurs voyages passés/futurs, bibliothèque de destinations, idées de contenus, liste des partenaires. Le tout, accessible en un clic.
Toggl est un outil de suivi du temps à la fois simple, visuel et ultra pratique pour les freelances. Il vous permet de mesurer précisément le temps que vous passez sur chaque tâche, chaque client, chaque type de mission, sans friction.
L’intérêt ? Comprendre votre répartition réelle du temps et identifier les tâches chronophages, non rentables ou sous-estimées. C’est aussi un excellent moyen d’argumenter un devis ou de réévaluer vos tarifs en fonction du temps investi.
L’outil permet de lancer un minuteur, ou de saisir manuellement un temps passé, et de catégoriser les activités. Vous obtenez ensuite des rapports visuels très lisibles, parfaits pour piloter son activité avec lucidité.
🔸 Interface intuitive et rapide
🔸 Rapports détaillés et visuels
🔸 Idéal pour les freelances souhaitant mieux estimer leurs temps de production
🔸 Version gratuite largement suffisante pour une utilisation individuelle
Suivre le temps passé par type de tâche : recherches d’hébergement, création d’itinéraire, appels clients, rédaction des devis… Cela permet d’optimiser vos journées et d’ajuster vos prestations en fonction du temps réellement investi.
WhatsApp Business est bien plus qu’une simple messagerie. C’est une version optimisée pour les professionnels, avec des fonctionnalités pensées pour structurer vos échanges, gagner du temps et améliorer l’expérience client.
Vous pouvez y créer un profil professionnel avec description, horaires d’activité, et coordonnées. Vous avez également accès à :
🔸 Des réponses automatiques (messages d’absence ou de bienvenue),
🔸 La possibilité de classer vos contacts avec des étiquettes (clients, prospects, partenaires, urgents, etc.),
🔸 Des liens courts pour initier une discussion en un clic (parfait à intégrer sur un site ou un devis).
C’est l’outil idéal pour garder un lien rapide, humain et personnalisé avec vos clients, sans pour autant tomber dans l’informel ou le débordement.
🔸 Communication fluide, rapide et directe
🔸 Fonctionnalités spécifiques aux pros
🔸 Application mobile et web très intuitive
🔸 Permet de garder un canal pro séparé de la messagerie personnelle
Créer des discussions individuelles avec chaque voyageur pour assurer un suivi fluide avant, pendant et après le voyage, ou encore envoyer des rappels personnalisés.
C’est un grand classique… et il n’a pas volé sa réputation. Gmail, couplé à Google Calendar, reste l’une des meilleures solutions gratuites pour gérer sa communication pro et son planning sans prise de tête.
Gmail est simple, stable, accessible depuis n’importe quel appareil, et permet de classer automatiquement les messages grâce à des libellés et des filtres très efficaces. Google Calendar, quant à lui, permet de planifier ses journées, ses appels et ses rappels avec une synchronisation parfaite entre tous vos outils (ordinateur, smartphone, tablette…).
En bonus, vous pouvez y intégrer d’autres applications (Calendly, Zoom, Asana, etc.) pour centraliser encore davantage vos flux de travail.
🔸 Interface intuitive, synchronisation fluide
🔸 Accès multiplateforme
🔸 Excellente gestion des notifications et rappels
🔸 Compatible avec la majorité des outils tiers
Programmer des relances automatiques pour les devis, des rappels pour les options à confirmer, ou planifier vos appels clients sans rien oublier.
Si vous êtes plus à l’aise avec l’écosystème Microsoft que celui de Google, Outlook + OneNote forme une alternative très solide et souvent sous-estimée. Outlook est un gestionnaire d’emails, de contacts et d’agenda très robuste, idéal pour séparer vie pro et perso.
Mais c’est surtout OneNote qui mérite l’attention des indépendants : un outil de prise de notes organisé par carnets, sections et pages, qui permet de structurer facilement toutes vos informations, de les retrouver en un clic, et de les enrichir (textes, liens, visuels, checklists…).
🔸 Organisation ultra claire et adaptable
🔸 Intégration native entre mail, agenda et notes
🔸 Parfait pour centraliser toutes vos informations par client ou par projet
🔸 Synchronisation automatique sur tous vos appareils
Créer un carnet par client, y noter toutes les infos liées à leur projet de voyage (brief, préférences, prestataires, remarques à suivre) et garder une trace précise des échanges et décisions.
Vous n’êtes pas graphiste ? Parfait, Canva est là pour ça. Cet outil en ligne permet de créer en quelques clics des visuels professionnels et attractifs, sans aucune compétence technique.
Des brochures aux publications réseaux sociaux, en passant par des carrousels LinkedIn, des documents PDF interactifs ou encore des bannières web, Canva propose des milliers de modèles personnalisables. Vous choisissez un template, vous modifiez les couleurs, les images, les textes… et vous exportez votre création en haute qualité, prête à être envoyée ou publiée.
C’est un incontournable pour les freelances qui souhaitent valoriser leur image de marque, structurer leur communication visuelle, ou tout simplement faire bonne impression.
🔸 Interface simple et intuitive, accessible même aux débutants
🔸 Une bibliothèque de modèles, d’icônes, de photos et de polices très riche
🔸 Fonctionnalités collaboratives (commentaires, partages, version pro)
🔸 Permet de créer facilement une charte visuelle cohérente
Créer des brochures de voyage personnalisées, des propositions de séjours visuellement attractives, des visuels pour les réseaux sociaux ou des documents à envoyer aux clients. Parfait pour se démarquer !
Si Canva vous semble un peu trop “grand public” ou si vous cherchez un outil légèrement plus orienté pro, Adobe Express (anciennement Adobe Spark) est une alternative intéressante. Pensé pour les indépendants, il permet de créer rapidement des visuels impactants, tout en bénéficiant de la qualité de rendu Adobe.
Vous y trouverez :
🔸 Des modèles pour les réseaux sociaux, présentations, flyers…
🔸 Une bibliothèque d’images et d’icônes
🔸 Une interface plus sobre et “pro” que Canva
🔸 Meilleure intégration avec les autres logiciels Adobe (Photoshop, Illustrator)
🔸 Design plus épuré, bon rendu professionnel
🔸 Possibilité de décliner facilement un visuel sur plusieurs formats
Créer des visuels réseaux sociaux ou des documents print à l’image de votre marque, en gardant une patte plus professionnelle. Parfait pour les conseillers haut de gamme ou à forte identité visuelle.
Genially est un outil fantastique si vous souhaitez créer des présentations interactives, des mini-sites ou des documents dynamiques. Contrairement à Canva, il met l’accent sur l’interactivité, l’animation, et la narration visuelle.
C’est parfait pour créer une proposition de voyage immersive, ou une présentation commerciale qui sort du lot.
🔸 Effets visuels et animations
🔸 Possibilité d’intégrer des vidéos, liens, quiz
🔸 Expérience utilisateur très fluide
Créer une proposition de voyage dynamique, avec un storytelling visuel. Idéal pour les prospects exigeants ou pour une offre sur mesure que vous souhaitez vraiment mettre en scène.
Longtemps réservée aux grandes entreprises, l’intelligence artificielle est désormais accessible à tous, y compris aux indépendants. Que vous soyez à l’aise avec la technologie ou non, ces outils peuvent devenir de précieux alliés pour optimiser votre quotidien.
Rédaction, génération d’idées, automatisation de tâches, synthèse de contenus, amélioration de la qualité rédactionnelle : l’IA vous accompagne là où le cerveau commence à saturer.
Voici les IA les plus utiles aujourd’hui pour les indépendants du tourisme, avec leurs spécificités.
ChatGPT est l’une des IA conversationnelles les plus connues et les plus utilisées dans le monde. Elle excelle dans la rédaction de contenu fluide, naturel, structuré, et s’adapte facilement au ton que vous souhaitez adopter.
C’est une excellente IA pour :
🔸 Rédiger des emails, articles, pages de site web, descriptifs de voyages
🔸 Résumer des documents
🔸 Générer des idées de contenu ou de communication
🔸 Construire des scripts de messages ou de relances clients
La version gratuite est déjà très performante, et les versions payantes (notamment avec GPT-4) offrent encore plus de nuance, de précision et de contexte.
🔸 Très bon niveau rédactionnel
🔸 Réponses rapides et adaptables
🔸 Interface simple à utiliser
🔸 Capacité à structurer une pensée ou à reformuler clairement un message
Rédiger une fiche destination, une proposition de séjour, une newsletter ou des réponses types aux questions fréquentes des clients.
Claude est une IA conçue pour une compréhension approfondie et nuancée des textes. Elle se distingue par sa capacité à traiter de longs documents, à restituer fidèlement leur structure et à produire des synthèses ou des reformulations très claires.
Elle est particulièrement utile pour :
🔸 Résumer des guides de destination ou des offres partenaires
🔸 Comparer plusieurs documents ou emails
🔸 Rédiger des synthèses professionnelles avec peu d’erreurs
🔸 Clarifier des sujets complexes avec pédagogie
🔸 Très bonne gestion du contexte
🔸 Réponses claires, sobres et précises
🔸 Moins “marketing” que ChatGPT, plus analytique
Gagner du temps sur l’analyse de documents complexes (assurances, CGV, partenariats) ou pour reformuler un contrat ou une communication client de façon claire.
Anciennement appelée Bard, Gemini est la réponse de Google à ChatGPT. Elle se distingue par son intégration native avec les outils Google (Docs, Gmail, Sheets, etc.), ce qui en fait une option très fluide pour celles et ceux qui travaillent déjà dans cet environnement.
Elle est rapide, contextuelle, et capable de vous aider à :
🔸 Rédiger ou améliorer un texte dans Google Docs
🔸 Générer des tableaux ou formules dans Sheets
🔸 Proposer des idées de mails dans Gmail
🔸 Résumer des articles ou documents Google Drive
🔸 Intégrée à l’écosystème Google
🔸 Bonne compréhension contextuelle
🔸 Interface simple et connectée à vos fichiers
Générer un email type depuis Gmail, compléter une fiche client dans Google Docs, ou créer un planning de suivi dans Sheets en quelques secondes.
Réaliser un devis dans le tourisme, ce n’est pas simplement chiffrer une prestation : c’est proposer une expérience, structurer un itinéraire, valoriser une offre et convaincre un prospect que vous êtes la bonne personne pour organiser son prochain départ. À la différence d’un fichier Word ou d’un tableur impersonnel, certains outils ont été conçus spécifiquement pour les pros du voyage.
Voici trois solutions plébiscitées par les indépendants du secteur.
Beetrip a été pensé pour transformer le devis en outil de séduction commerciale. L’interface est simple, fluide, et conçue pour créer des propositions claires, visuellement engageantes, accessibles en ligne via un lien unique et sécurisé.
L’atout majeur : le côté interactif et responsive du rendu. Le client peut consulter son devis sur ordinateur, tablette ou mobile avec une expérience fluide et agréable. Vous pouvez y intégrer des visuels, des descriptions d’étapes, des cartes, des informations pratiques, et bien sûr, des prix détaillés.
🔸 Très bonne expérience utilisateur côté client
🔸 Facilité de prise en main pour l’indépendant
🔸 Design sobre, moderne, facilement personnalisable
🔸 Partage simplifié via un lien ou PDF
Proposer des devis dynamiques qui donnent envie de partir. Parfait pour des séjours sur mesure ou des propositions un peu “premium” où l’expérience client commence dès la lecture du document.
Ezus est une plateforme très complète qui va bien au-delà de la simple création de devis. Elle permet de gérer l’ensemble du processus de production d’un voyage sur mesure : création d’itinéraires, gestion des fournisseurs, génération de documents commerciaux, gestion du back-office...
L’outil s’adresse aux professionnels du tourisme qui veulent structurer leur activité de A à Z, tout en gagnant du temps sur les tâches répétitives. Son principal atout réside dans sa capacité à centraliser les informations clients et prestataires, et à générer automatiquement des documents professionnels et personnalisés.
🔸 Création rapide de devis et roadbooks de grande qualité
🔸 Centralisation des prestataires, documents et infos voyageurs
🔸 Possibilité de travailler en marque blanche
🔸 Pensé pour les structures qui gèrent plusieurs projets à la fois
Professionnaliser sa production de séjours, gagner du temps, créer des propositions visuelles impactantes, tout en structurant son activité avec une solution tout-en-un.
Moins connue que Beetrip ou Ezus, Gestours 360 est un outil plutôt orienté vers les agences ou les indépendants ayant déjà un certain volume de clients. Il offre une plateforme de gestion complète : devis, dossiers clients, facturation, suivi administratif et production de documents.
Son interface est plus “traditionnelle” que les outils précédents, mais sa puissance réside dans la centralisation. Vous avez à disposition un seul espace pour suivre toutes vos opérations, avec une logique métier bien intégrée.
🔸 Solution complète pour gérer l’administratif et la production
🔸 Adapté aux indépendants avec un flux d’activité soutenu
🔸 Intègre la facturation, les CGV, et les documents personnalisés
🔸 Gain de temps sur la gestion client multi-dossiers
Gérer l’ensemble du parcours client — de la proposition au contrat, en passant par les documents de voyage. Convient particulièrement aux indépendants qui traitent plusieurs demandes par semaine.
Un site internet n’est pas une simple carte de visite. C’est votre vitrine 24h/24, votre outil de prospection, et souvent votre premier point de contact avec un futur client. Il permet de présenter votre positionnement, d’afficher votre style, de gagner en crédibilité… et surtout, de vous différencier dans un secteur où l’image et la confiance sont clés.
Bonne nouvelle : il n’est plus nécessaire de savoir coder pour créer un site professionnel. Mais encore faut-il choisir la bonne plateforme.
WordPress est aujourd’hui la solution la plus puissante et la plus durable pour créer un site web. Utilisé par plus de 40 % des sites dans le monde, il permet de concevoir une structure sur mesure, d’intégrer des fonctionnalités avancées (blog, formulaire, CRM, boutique…) et surtout, de travailler efficacement votre SEO.
Certes, il demande un peu plus de prise en main qu’un constructeur “glisser-déposer”, mais il offre une liberté totale, que ce soit pour le design ou pour le contenu. Et en tant qu’indépendant, cela peut faire toute la différence.
🔸 Ultra personnalisable
🔸 Idéal pour un bon référencement naturel
🔸 Compatible avec une infinité d’extensions
🔸 Évolutif : vous pouvez démarrer simple, et enrichir plus tard
Créer un site professionnel complet avec pages destinations, témoignages clients, formulaire de contact, blog voyage… tout en optimisant votre visibilité Google.
Webflow est une solution plus moderne et visuellement aboutie, idéale si vous souhaitez un site au design fort et très personnalisé. Il offre plus de contrôle graphique que WordPress sans nécessiter de code, tout en conservant une bonne base technique pour le SEO.
Il convient particulièrement aux profils créatifs, ou à ceux qui ont une image de marque différenciante à mettre en valeur.
🔸 Design haut de gamme
🔸 Performances techniques excellentes
🔸 Responsive design fluide
🔸 Moins “lourd” que WordPress
Créer un site à forte identité visuelle, axé sur le haut de gamme ou une cible précise (lune de miel, aventure, luxe, etc.).
Systeme.io est une plateforme tout-en-un pensée pour créer des pages simples, des tunnels de vente, des formulaires, et des séquences emails automatisées. Ce n’est pas un CMS traditionnel, mais c’est suffisant pour démarrer avec une landing page claire et efficace.
Vous pouvez y présenter votre offre, ajouter un formulaire de contact, intégrer une prise de rendez-vous, et envoyer des emails automatiquement. Idéal pour tester son positionnement ou commencer à construire une audience.
🔸 Prise en main ultra rapide
🔸 Idéal pour tester un concept sans investir trop
🔸 Intégration native avec les emails, le CRM et les paiements
Lancer une page de présentation en quelques heures, pour commencer à capter des prospects avant même d’avoir un site complet.
Quand on travaille en solo, chaque minute compte. Et si vous pouviez automatiser certaines tâches récurrentes — sans perdre le contrôle — vous libéreriez du temps pour ce qui a vraiment de la valeur : le conseil, la relation client, la création de séjours.
Voici deux outils simples mais redoutablement efficaces pour gagner en fluidité.
Vous avez déjà perdu du temps à envoyer 3, 4, 5 mails juste pour fixer un appel ? Calendly met fin à ce casse-tête.
Cet outil permet de partager un lien de réservation de rendez-vous, synchronisé à votre agenda (Google Calendar, Outlook, etc.). Vos prospects ou partenaires peuvent ainsi choisir eux-mêmes un créneau disponible, sans échange supplémentaire.
Vous pouvez aussi configurer :
🔸 Des types de rendez-vous (appel découverte, suivi client, briefing projet…),
🔸 Des plages horaires spécifiques,
🔸 Des questions à poser en amont de l’appel,
🔸 Un lien de visioconférence automatique (Zoom, Google Meet…).
🔸 Fluidifie la prise de rendez-vous
🔸 Évite les doublons et oublis
🔸 Gain de temps immédiat
🔸 Expérience professionnelle et fluide pour vos clients
Proposer un lien unique à vos prospects pour planifier un appel découverte, ou aux clients pour fixer un point d’étape sur leur voyage. Idéal pour intégrer un lien sur votre site ou dans un email de suivi.
Zapier permet de connecter entre eux tous vos outils préférés, même s’ils n’ont pas été conçus pour ça. Exemple : vous recevez une demande de devis via un formulaire ? Zapier peut l’ajouter automatiquement à votre base clients Notion, vous envoyer un rappel dans Asana et créer une tâche dans votre calendrier.
L’outil fonctionne selon un principe simple :
“Si ceci se passe, alors fais cela.”
Chaque “zap” est une chaîne d’actions automatisée, que vous définissez sans écrire une seule ligne de code.
🔸 Compatible avec des centaines d’outils (Google, Slack, Notion, Gmail, etc.)
🔸 Automatisations simples à configurer
🔸 Gain de temps énorme sur les tâches répétitives
Automatiser des tâches comme : ajouter un nouveau client à une base Notion dès qu’un formulaire est rempli, envoyer un email de suivi automatique après un devis, ou créer une tâche dans votre gestionnaire de projet à chaque nouvelle demande.
Envoyer un devis par email, attendre que le client l’imprime, le signe, le scanne, le renvoie… c’est non. En 2025, la signature électronique est non seulement acceptée juridiquement, mais elle est surtout attendue par les clients, qui veulent de la réactivité, du confort, et de la clarté.
DocuSign et HelloSign permettent de :
🔸 Faire signer un devis ou un contrat en quelques clics,
🔸 Envoyer des documents protégés et horodatés,
🔸 Suivre en temps réel si le client a ouvert ou signé le document,
🔸 Stocker automatiquement les documents signés dans votre espace sécurisé.
Les deux outils offrent des versions gratuites avec un nombre limité de signatures par mois, ce qui peut suffire pour démarrer. Pour un usage plus intensif, des abonnements très accessibles sont proposés.
🔸 Gain de temps et d’efficacité
🔸 Image professionnelle renforcée
🔸 Sécurité juridique et conformité RGPD
🔸 Parfaitement adapté à une relation à distance
Envoyer un contrat de prestation ou une autorisation de paiement à faire signer avant le lancement d’un projet. Idéal aussi pour sécuriser vos conditions générales de vente ou formaliser un accord avec un partenaire.
Les bons outils sont là pour vous faire gagner du temps, pas pour vous compliquer la vie. L’idéal est de trouver ceux qui s’adaptent à votre manière de travailler, à vos clients, et à vos priorités du moment.
Ne cherchez pas la perfection, cherchez l’efficacité. Testez, ajustez, laissez tomber ce qui ne fonctionne pas pour vous.
Et surtout, gardez à l’esprit que ce n’est pas l’outil qui fait le freelance — c’est ce que vous en faites.
Le bon outil ne remplace pas le bon professionnel, mais il lui fait gagner un temps précieux… et souvent un peu de sérénité.
Voici une sélection d'autres contenus en lien avec le sujet que vous consultez actuellement, pour poursuivre votre parcours sur notre blog et approndir vos lectures sur les domaines du tourisme et de l'entrepreneuriat.
Vous souhaitez devenir conseiller voyages indépendant avec Myway ? On vous guide à travers les étapes du processus.
Le surtourisme est un phénomène mondial aux conséquences écologiques, sociales et économiques préoccupantes.
Un tour d’horizon des tendances et attentes des voyageurs pour vous aider à affiner vos recommandations.
Inscrivez-vous à notre newsletter et restez informé.e des dernières actualités et conseils pour les conseillers voyages indépendants.
My Way, c’est la liberté de vous
concentrer uniquement sur ce
qui vous passionne.
® 2025, tous droits réservés
Designed by Bureau Barbara & the outbound express - Built by alix debuyser & Jules Ruffin
